Manuale di Gestione Università degli Studi di Siena

Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

L'obbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è stato recentemente ribadito dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, il quale ha sostituito il DPCM 31 ottobre 2000.

In particolare, l'art. 3, comma 1, lettera d), e l'art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 impongono alle pubbliche amministrazioni l’adozione di uno strumento che descriva e regolamenti il sistema di gestione documentaria, con particolare riferimento alle procedure relative alla formazione, all'acquisizione, alla tenuta, all'accesso, alla consultabilità e alla conservazione dei documenti, sia informatici che cartacei, individuando nel contempo, per ogni azione o processo, i livelli di esecuzione, responsabilità e controllo.

Il manuale disciplina, infatti, la gestione e la tenuta dei documenti in tutte le fasi del loro “ciclo di vita” (dalla fase di acquisizione e produzione fino all'archiviazione), coinvolgendo tutte le strutture dell'ente. È pertanto rivolto, principalmente, ai dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo e ai responsabili dei procedimenti amministrativi, quale strumento di lavoro e di riferimento; ma anche ai ai soggetti esterni che si relazionano con l'amministrazione.