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Qui di seguito verranno riportate schematicamente procedure, buone prassi, moduli, indicazioni relativi all’intero ciclo di vita di un progetto di ricerca, così da garantire una base comune a livello di Ateneo per tutti coloro che sono coinvolti nella presentazione e gestione di progetti di ricerca “istituzionale” su bandi competitivi esterni e per una più chiara ed efficiente gestione di tali opportunità di finanziamento.
In tali progetti, l’Ateneo può essere unico beneficiario, coordinatore, ente partner o terza parte. Non sono oggetto di questa guida le attività in conto terzi, nei quali l’Università funge da fornitore di servizi dietro compenso.
- E’ possibile fare richiesta alla DRGM della versione editabile di tutti i moduli citati in questa pagina.
1. Presentazione e valutazione del progetto di ricerca
2. Negoziazione e stipula dei contratti con ente finanziatore per avvio progetto
Il Senato Accademico nella seduta del 12 aprile 2022 ha approvato l’adozione degli schemi contrattuali e relativi accordi che regolano la partecipazione dell’Università di Siena ai principali programmi di finanziamento europei (fra cui Horizon Europe), ribadendo la loro sottoscrizione da parte dei Direttori di Dipartimento operanti in qualità di Legal Signatories (LSIGNs) e Financial Statements Signatories (FSIGNs).
3. Implementazione e rendicontazione del progetto
È stato approvato dal Senato Accademico nella seduta del 12 aprile 2022 il vademecum per la gestione dei progetti PRIN, finanziati dal Ministero della Ricerca, a cura della Divisione Research and Grants Management
Le parole della ricerca
- Bando competitivo: quando si è in presenza di una call pubblica aperta a più soggetti che verranno valutati attraverso un sistema di referaggio, cioè sulla base di criteri prestabiliti dall’ente finanziatore. In assenza di una call pubblica, si tratta di una richiesta di contributo, in assenza di referaggio non si può parlare di bando “competitivo” (vd. definizione tratta dalla SUA-RD).
- Work Programme – Programma di lavoro che definisce le caratteristiche fondamentali di alcuni programmi comunitari (linee d’intervento, budget disponibile, criteri di ammissibilità ecc.) per ognuno degli anni che costituiscono il il periodo di programmazione.
- PCM: Project Cycle Management
- Relevance – Pertinenza del progetto l’idea si basa su problemi reali dei beneficiari e deve quindi essere in grado di produrre benefici tangibili e misurabili nel contesto di riferimento dell’intervento programmato.
- Conto terzi: si tratta di consulenze o incarichi – talvolta soggetti a processi competitivi di assegnazione, ad es. Call for Tenders della Commissione Europea- attraverso i quali viene esternalizzata la realizzazione di un servizio dietro pagamento di un corrispettivo. Trattandosi di attività commerciale è di solito soggetta ad IVA. Per approfondimenti
- Costi diretti: tutti i costi sostenuti che possono essere identificati come specifici, documentabili e direttamente connessi alla realizzazione del progetto.
- Costi indiretti: detti anche overheads o spese generali a seconda del bando; si tratta di tutti quei costi non direttamente generati o comunque non direttamente riconducibili alle attività progettuali (ad es. telefono, energia elettrica, gas, consumabili generici quali guanti, provette, ecc.). Possono essere rimborsati forfettariamente con diverse percentuali di finanziamento (come nel caso dei progetti europei o del PRIN), solo su costi effettivamenti sostenuti e rendicontati o dietro presentazione di metodologie di calcolo validate dall’ente ( c.d. “driver”).
- Costi ammissibili: costi pertinenti ed imputabili esclusivamente, direttamente o indirettamente, alle attività progettuali. Sono le spese che possono essere rendicontate all’interno di un progetto, in vista dell’ottenimento della sovvenzione.Per verificare quali sono le spese ammissibili è necessario controllare di volta in volta, sui singoli inviti a presentare proposte
- Costi del personale: si tratta del personale impiegato al progetto. Questi costi possono includere quelli dei dipendenti a tempo pieno, dei dipendenti part-time (percentuale di tempo fissa dedicata al progetto rispetto alla percentuale flessibile di tempo dedicata al progetto) e dei dipendenti a contratto impegnati sul progetto.
- Work packages – Pacchetti di lavoro: insieme di compiti assegnati ad un singolo componente di un consorzio promotore nel quadro di una o più fasi di lavoro. Ad ogni modulo di attività, deve corrispondere l'identificazione delle risorse umane e materiali impiegate, dei responsabili organizzativi e dei tempi indicativi di esecuzione.
- Elementi cross cutting: aspetti che spesso in progettazione vengono considerati secondari, ma che in fase di valutazione possono essere determinanti per il successo del progetto. (1. il principio del partenariato e della governance a più livelli; 2. il principio della promozione della parità tra uomini e donne e non discriminazione; 3. il principio dello sviluppo sostenibile).
- Open science: diffusione della conoscenza tramite l’utilizzo della tecnologia digitale e collaborativa; è una priorità per la Commissione europea ed il metodo standard di lavoro nell'ambito dei suoi programmi di finanziamento.
- Deliverables vs Milestone: definizione degli obiettivi e dei traguardi intermedi per identificare le azioni (task), monitorare il progetto e quantificare le risorse.
- Deliverables: un report che viene inviato alla Commissione o all'Agenzia che fornisce informazioni per garantire un monitoraggio efficace del progetto.
- Milestone: punti di controllo nel progetto che aiutano a tracciare i progressi. Possono corrispondere al raggiungimento di un risultato chiave, consentendo l'inizio della fase successiva del lavoro. Possono anche essere necessari nei punti intermedi in modo che, in caso di problemi, possano essere prese misure correttive.
- TRL: Technology Readiness Level livelli di innovazione tecnologica del progetto (TRL1, TRL2…)
- Indicatori S.M.A.R.T: Specific Measurable Relevant Achievable. Obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e Time-bound, riferiti ad un orizzonte temporale ben preciso.
- Consortium Agreement: accordo che disciplina i rapporti tra i partners di progetto. Esso va firmato da tutte le organizzazioni partner di un progetto per dare una ragionevole garanzia che l’azione progettuale sarà implementata in conformità alle disposizioni dell’accordo di sovvenzione. Il suo scopo è regolare alcuni problemi e questioni che potrebbero sorgere durante il ciclo di vita del progetto come le modalità di collaborazione, disposizioni finanziarie e diritti di proprietà intellettuale.
- Target group Sono i soggetti a cui si rivolge il progetto. Possono essere distinti in 2 categorie: Destinatari finali (o beneficiari). Sono coloro che hanno la priorità assoluta rispetto a qualsiasi azione posta in essere; Destinatari intermedi. Sono quei soggetti che compiono azioni nei confronti dei destinatari finali e che a loro volta sono destinatari di qualche azione progettuale.
- Stakeholders – portatori di interesse Con il termine "stakeholder" (o portatore di interesse) si individuano 10 soggetti influenti nei confronti di un progetto o di una organizzazione.
- Beneficiario finanziario: ente pubblico o privato, firmato del contratto stipulato con l’ente finanziatore, responsabile dell’avvio e della realizzazione del progetto, che beneficia del finanziamento per la realizzazione dell’idea progettuale proposta
- Partners: organizzazioni che partecipano all'azione, ma senza diritto a richiedere direttamente rimborso delle spese all’ente finanziatore. Contribuiscono alla realizzazione dell'azione, ma non firmano la convenzione di sovvenzione. Di solito, firmano il consortium agreement con gli altri beneficiari ed eventuali partner.
- Project Outcomes: impatto atteso, nel medio termine, dei progetti sostenuti nell'ambito di un determinato argomento. I risultati di un progetto dovrebbero contribuire a questi risultati, favoriti in particolare dalle misure di diffusione e valorizzazione. Ciò può includere l'adozione, la diffusione, l'implementazione e/o l'utilizzo dei risultati del progetto da parte di gruppi target diretti. I risultati generalmente si verificano durante o subito dopo la fine del progetto
- Projects Results: risultato che viene generato durante l'implementazione del progetto(know-how, soluzioni innovative, algoritmi, test di fattibilità, nuovi modelli di business, raccomandazioni politiche, linee guida, prototipi, dimostratori, banche dati e set di dati, ricercatori formati, nuove infrastrutture, ecc.). I risultati sono "proprietà intellettuale", che può essere protetta da accordi sui diritti di proprietà intellettuale.
- Transnazionalità: è il criterio fondamentale, spesso obbligatorio, per la realizzazione di progetti europei. Consiste nella partecipazione di soggetti di Stati diversi all’attuazione di un progetto presentato per il cofinanziamento dell’UE. E’ richiesta la partecipazione di 3 paesi diversi della Comunità europea o associati.
- Finanziamento cumulativo: un progetto che abbia beneficiato di un contributo nell’ambito di un programma della Commissione Europea può essere finanziato anche da altri programmi Horizon Europe, purché i contributi non riguardino gli stessi costi e le stesse attività progettuali.