Servizi offerti

Il Servizio promozione attività internazionali organizza ogni anno oltre 100 eventi per l'ateneo senese.

Può mettere le proprie competenze a disposizione di enti esterni che ne facciano richiesta.

organizzazione
  • realizzazione studio di fattibilità di massima con analisi necessità ed aspettative del richiedente
  • redazione idea progettuale in termini di tempi e risorse
  • redazione ed analisi budget dei costi al fine di individuare le risorse economiche necessarie (calcolo quota di iscrizione, individuazione sponsor
  • individuazione delle sedi, degli spazi, delle strutture ricettive e delle risorse necessarie
  • rapporti con Enti, Istituzioni e strutture, contatti e corrispondenza
  • sopralluoghi, permessi, richieste ed autorizzazioni
Comunicazione
  • definizione della linea grafica e realizzazione pagina web dell’evento con tutte le notizie di carattere scientifico ed organizzativo

  • realizzazione materiale tipografico

  • pubblicità e diffusione evento

Contabilità e amministrazione
  • Gestione delle entrate derivanti dall'evento: redazione scheda elettronica; gestione iscrizioni online e non; monitoraggio e gestione pagamenti iscrizioni; gestione portale e-commerce; gestione sponsorizzazioni, monitoraggio e gestione pagamento sponsorizzazioni e contributi; assolvimento ritorno pubblicitario concordato e supporto procedure richieste in ambito farmaceutico e medico; rapporti con la Ragioneria per le contabili di incasso e versamento IVA; emissione di note di addebito, fatturazione iscrizioni e sponsorizzazioni; monitoraggio del budget; consuntivo
  • Gestione delle uscite derivanti dall’evento: verifica copertura finanziaria; verifica della fornitura e gestione delle fatture in uscita; trasferimento delle fatture dei fornitori alla struttura amministrativa per il pagamento; consuntivo

Gestione organizzativa
  • contatti e corrispondenza con ospiti e relatori per la definizione della ospitalità e del soggiorno

  • ricerca e individuazione fornitori beni e servizi

  • allestimento della sede congressuale e della segreteria di ricevimento dei congressisti

  • accoglienza e assistenza ospiti e partecipanti

  • coordinamento del personale e servizi

  • organizzazione e supervisione eventi sociali e collaterali

  • disallestimento e riconsegna strutture

  • segreteria post-congressuale e archivio