Learning agreement - Transcript of records

Dear Students,

welcome to the University of Siena.This year will be a year of changes.

After the health emergency, we are doing any efforts to provide you with the support necessary for you to  experience a best exchange programme at our University.

Thank you for choosing the University of Siena.

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Cari studenti,

vi diamo il benvenuto all’Universtà di Siena. Questo sarà un anno di cambiamenti.

Ci stiamo organizzando nel modo più opportuno dopo l’emergenza sanitaria per continuare a darvi il supporto necessario per vivere al meglio la vostra esperienza di scambio nella nostra Università e vi ringraziamo per averci scelto.

 

  • Learning Agreement Guide  clik here  (this is a useful guide on how to manage your study programme)
  • Learning Agreement Guide  cilicca qui  (questa è una guida utile a darvi le indicazioni su come gestire il vostro programma di studio)

 

LEARNING AGREEMENT INCOMING DESK

The University of Siena has for long adopted an online student management system, i.e. most administrative procedure are online and your courses, classes and examinations will be archived in a big management database.

 

  • The LEARNING AGREEMENT INCOMING DESK  will enter your courses into your online record book; until then,  you cannot take any examinations; however,  you can attend classes, as in Italy they are open to the public. If you choose to attend online classes, you can connect to the specific online platform. You shall email your Learning Agreement to learning.incoming@unisi.it. Please do not forget that your Learning Agreement must be signed by your Unisi academic coordinator, i.e. the professor in charge of supervising your Learning Agreement when you arrive at Siena University.
     
  • When you have emailed your Learning Agreement or, if necessary, your “During the mobility” form, the Learning Agreement Desk staff will upload it into your online record book. You will then receive a confirmation email with a link to the Segreteria online (online student information system – please log in with your UNISIPASS credentials), where you can check your courses, credits. Should you find out any incorrect data, please email to your referent as soon as possible 

 

L’Università di Siena ha adottato da molti anni la gestione della carriera accademica on line. Significa che le procedure amministrative sono quasi tutte on line e i vostri corsi, le lezioni e gli esami, saranno archiviate all’interno di un grande database di gestione.

 

  • Il LEARNING AGREEMENT INCOMING DESK  si occupa di inserire i vostri corsi nel libretto on line, senza questo passaggio non potrete sostenere gli esami. Potete solo andare a lezione perché in Italia le lezioni universitarie sono pubbliche, cioè sono libere, oppure se sceglierete la didattica a distanza potrete comunque collegarvi alla piattaforma dedicata. Accetteremo i LEARNING AGREEMENT che avremo ricevuto per email a learning.incoming@unisi.it. Ricordate inoltre che per essere accettato dovrà essere firmato dal vostro Coordinatore Accademico Unisi ( è il professore incaricato a supervisiona il vostro Learning Agreement quando arrivate nella nostra università).
     
  • Quando avrete inviato il vostro Learning Agreement o l’eventuale During the mobility  il personale del Learning Agreement Desk si occuperà di inserirlo nel vostro libretto on line. Quando tutto sarà pronto riceverete una email di conferma contenente il link alla segreteria on line, (dovrete autenticarvi con le credenziali UNISIPASS - login) per accedere al vostro profilo personale e potrete controllare i corsi inseriti, i crediti. Se ci saranno incongruenze o errori vi preghiamo di segnalarli tempestivamente alla email di riferimento.

 

GENERAL INFORMATION - INFORMAZIONI GENERALI
  • If you stay for one semester (first or second semester), you have one period to submit your Learning Agreement or your “During the mobility” form .
  • If you stay for one year, you have two periods to submit your Learning Agreement or your “During the mobility” form – the former upon your arrival (autumn) and the latter in spring.
  • According to the Italian university system, marks for passed examinations range from 18/30 to 30/30 cum laude.
  •  You must take your exams on official dates.
  • PLEASE NOTE: For some courses, intermediate exams must also be taken; to get the final mark, you must take and pass all examinations.
  • Transcript of Records  is an official document issued by the University of Siena when your mobility period is over; it is a digital document listing the examinations you have taken and relevant marks and the number of credits you have gained.
  • Failed examinations will not be included in your Transcript of Records.

 

  • Gli studenti semestrali (I o II semestre) in mobilità hanno un solo periodo a disposizione per presentare il «Learning Agreement» o il «During the mobility form» .
  • Gli studenti annuali  hanno a disposizione due periodi  per presentare il «Learning Agreement» o  il “During the mobility form” il primo all’arrivo (autunno) e il secondo periodo in primavera.
  • Per l’Università italiana gli esami si intendono superati con un voto minimo di 18/30 fino un massimo di 30/30 e lode (la votazione si esprime in trentesimi).
  • Gli esami vanno sostenuti nelle date ufficiali. (vi preghiamo di controllare le date prima di prenotare la partenza).
  • MOLTO IMPORTANTE: alcuni esami sono divisi in parti, per ricevere il voto finale vanno sostenute e superate tutte le parti di esame.
  • Il Transcript of Records è il documento ufficiale che viene rilasciato dall’Universtà di Siena alla conclusione del periodo di mobiltà; è un documento digitale contenete la lista degli esami superati con il risultato e il numero di crediti acquisiti.
  • Non verranno inseriti nel Transcrip of Records esami non superati. 
  • Il Transcript of Records è il documento ufficiale che viene rilasciato dall’Università di Siena alla conclusione del periodo di mobilità; è un documento digitale contenente la lista degli esami superati con il risultato e il numero di crediti acquisiti.
  • Non verranno inseriti nel Transcrip of Records esami non superati. 
TIPS - CONSIGLI

Tips for a correct compilation of your Learning Agreement or “During the mobility” form

  • You can include subjects from any departments.
  • If you are staying for one semester, you can only choose those subjects that are taught during thet semester.
  • To choose courses to be included in your Learning Agreement, you can check
    “Segreteria Online – UNISI” https://segreteriaonline.unisi.it
  • Subjects must be indicated with their official name, WHICH IS NOT TO BE TRANSLATED.
  • You’d better include subject code, subject name, number of credits and semester in your Learning Agreement.
  • The maximum number of credits to be included in your Learning Agreement is 32 credits per semester and 62 credits per academic year (no minimum number of credits is foreseen).
  • Should the credits in your Learning Agreement be higher than those set by the mobility agreements, please ask your home University to email to learning.incoming@unisi.it and authorize to accept a number of credits higher than those established.
  • Please consider that 1 credit = 1 ECTS
  • The Italian language course attended at the Università per Stranieri and its  credits cannot be included in your Learning Agreement. You will receive a separate certification for it 
  • On your online record book, you will see the name of subject, name of professor, number of credits, classes timetable, exam dates. Please remember that exam booking is mandatory (to be done 10 to 7 days before you take an exam).
  • You can download my USiena App on you cell phone.

 

Consigli per una corretta compilazione del “Learning Agreement” o “During the mobility”

  • Si possono inserire insegnamenti impartiti in qualsiasi dipartimento.
  • Per gli studenti semestrali - si possono scegliere solo insegnamenti impartiti durante il semestre in cui lo studente è presente a Siena.
  • Per la scelta dei corsi da inserire nel Learning agreement si può consultare il sito web
    “Segreteria Online – UNISI” https://segreteriaonline.unisi.it 
  • Gli insegnamenti devono essere indicati con il loro nome ufficiale, NON DEVONO ESSERE TRADOTTI.
  • È consigliato indicare sempre nel Learning agreement il codice dell'insegnamento – nome dell’insegnamento – numero di crediti – semestre. 
  • ll numero di CREDITI consentito per un semestre è 32 crediti, per un anno accademico sono 62 crediti, non esiste un minimo.
  • Se il vostro Learning supera il numero di crediti dovete far inviare dalla vostra Università di provenienza una emaila learning.incoming@unisi.it per l’autorizzazione ad accettare un numero maggiore di crediti (diverso da quelli stabiliti negli accordi di mobilità).
  • Fai attenzione e ricorda che 1 CFU (Credito Formativo Universitario) = 1 ECTS
  • Non è possibile inserire nel Learning agreement il corso di LINGUA ITALIANA e relativi crediti, effettuato presso l’Università per Stranieri di Siena, che rilascerà una propria certificazione.
  • Sul vostro profilo accademico unisi (libretto on line) sarà possibile vedere il nome dell’insegnamento, il nome del professore, il numero di crediti, l’orario delle lezioni, le date degli esami e potrete effettuare la prenotazione prima di fare l’esame (la preontazione è possibile 10/7 giorni prima della data d’esame ed è obbligatoria).
    E’ possibile scaricare la APP App my USiena sul cellulare.
  • Fai attenzione e ricorda che 1 CFU (Credito Formativo Universitario) = 1 ECTS
  • Non è possibile inserire nel Learning agreement il corso di LINGUA ITALIANA e relativi crediti, effettuato presso l’Università per Stranieri di Siena, che rilascerà una propria certificazione.
  • Sul vostro profilo accademico unisi (libretto on line) sarà possibile vedere il nome dell’insegnamento, il nome del professore, il numero di crediti, l’orario delle lezioni, le date degli esami e potrete effettuare la prenotazione prima di fare l’esame (la prenotazione è possibile 10/7 giorni prima della data d’esame ed è obbligatoria).
  • E’ possibile scaricare la App my USiena sul cellulare.
PERIODS TO EMAIL YOUR LEARNING AGREEMENT (DEADLINES) - INVIO LEARNING AGREEMENT (SCADENZE)

PERIODS TO EMAIL YOUR LEARNING AGREEMENT AND (IF NECESSARY) “DURING THE MOBILITY” FORM - DEADLINES

  • First period: from October to November (autumn) – First semester -  1 October to 30 November.
  • Second period (spring) – Second semester - From 1 March to 30 April

 

 INVIO LEARNING AGREEMENT (SCADENZE)

  • Primo periodo da ottobre a novembre (autunno) – 1° SEMESTRE dal 1° ottobre al 30 novembre( invio del “Learning Agreement” ed eventuale “During the mobility form”)
  • Secondo periodo da marzo ad aprile (primavera) – 2° SEMESTRE - Dal 1° marzo al  30 aprile ( invio del Learning Agreement eventuale “During the mobility form”)
 
OPENING HOURS - ORARIO

Learning Agreement Incoming Desk 
(presso Urp/International Place – Via Banchi di Sotto, 55 - Palazzo del Rettorato)

Learning Agreement Incoming Desk (not valid for students of Medical and health programmes, Dipartimento di filologia e critica delle letterature antiche e moderne and Dipartimento di scienze dalla formazione, scienze umane e della comunicazione interculturale di Arezzo - please see the appopriate section below)

  • Lunedì, martedi, mercoledì, giovedì, venerdì : sportello virtuale con appuntamento su Gmeet dalle 10:00 alle 13:00 
     
  • Mon, Tue, Wed, Thu, Fri: virtual desk by appointment on Gmeet from 10 am to 1 pm 

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Attenzione:  sono esclusi gli studenti di Area sanitaria e Dipartimento di filologia e critica delle letterature antiche e moderne e Dipartimento di scienze dalla formazione, scienze umane e della comunicazione interculturale di Arezzo
che dovranno inviare il Learning Agreement e ulteriore documentazione direttamente agli uffici studenti e didattica di appartenenza.
 

MEDICINA E AREA SANITARIA  Ufficio Servizi agli Studenti Area Sanitaria/Student Office: (Centro didattico Policlinico Le Scotte Viale Bracci, 16)

invio per email: annalisa.vivi@unisi.it  – per appuntamento, inviare una e-mail a annalisa.vivi@unisi.it

RISERVATO AGLI STUDENTI DEL DIPARTIMENTO DI FILOLOGIA E CRITICA DELLE LETTERATURE ANTICHE E MODERNE - Siena Ufficio Servizi agli studenti (Palazzo S. Niccolò - Via Roma 56)

invio per email: didattica.dfclam@unisi.it – per appuntamento è necessario inviare una mail didattica.dfclam@unisi.it

RISERVATO AGLI STUDENTI DEL DIPARTIMENTO DI SCIENZE DELLA FORMAZIONE, SCIENZE UMANE E DELLA COMUNICAZIONE INTERCULTURALE - Arezzo

Ufficio Servizi agli studenti (Arezzo - Loc. Il Pionta - Palazzina dell'orologio - piano terra)

invio per email: didattica.dsfuci@unisi.it – per appuntamento è necessario inviare una mail a didattica.dsfuci@unisi.it specificando la motivazione e un recapito per ricevere conferma dell'appuntamento.

BEFORE YOU LEAVE - PRIMA DELLA PARTENZA

PROCEDURES AT THE END OF YOUR MOBILITY PERIOD

  • Please send the END OF MOBILITY PERIOD certificate of your home university to learning.incoming@unisi.it
    We shall compile, sign and return it (if you don’t have it, we suggest you should request it from your home University as soon as possible).
     
  • You are also required to send in your plane/train/bus, etc. ticket to confirm your date of departure (we need an official date to be entered into our student management system TO CLOSE YOUR MOBILITY PERIOD).
     
  • Please specify if you attended or are attending ONLINE CLASSES, as leaving date may be different from the end of mobility period, that usually matches with the end of exams (if you do not have any ticket, we shall enter the date of your last examinations as an end of your mobility period).

 

PROCEDURE DI CONCLUSIONE DELLA FINE DEL PERIODO ERASMUS

  • Invia  il CERTIFICATO DI FINE PERIODO MOBILITÀ della tua Università  a questa e-mail: learning.incoming@unisi.it e provvederemo a compilarlo e restituirlo firmato (se non lo possiedi ti consigliamo di richiederlo alla tua Università di provenienza il prima possibile).
     
  • Dovresti anche inviare un TICKET a confermare la  data della tua partenza (abbiamo bisogno di una data ufficiale da inserire sul nostro sistema di gestione per poter concludere le pratiche di FINE PERIODO MOBILITÀ).
     
  • Se hai fatto o stai facendo DIDATTICA A DISTANZA ti preghiamo di specificarlo in quanto la date della partenza reale è talvolta differente dalla fine del periodo mobilità che di solito coincide con la fine degli esami (se non hai un ticket inseriremo come fine periodo mobilità la data del tuo ultimo esame).
TRANSCRIPT OF RECORDS
  • At the end of your mobility period, the University of Siena will issue and send to your home University your TRANSCRIPT OF RECORDS, a digital certificate contaning passed exams and gained credits.

You will also receive an e-mail notification regarding the transmission of your Transcript of Records

Your Trascript of Records will be prepared after you have taken your last examination (please note that only passed examinations will be included in your ToR); therefore, we need to have:

  • your matriculation number
  • a complete list of your examinations, both passed (with marks from 18/30 to 30/30) and failed.

Also, we would like to inform you that the results of exams cannot be viewed immediately; therefore, we shall send your Transcript of Records only when they are available on both your online record book and our management system.

  • If you BORROWED BOOKS from any university libraries, you are kindly requested to return it/them before leaving Siena.

Should any anomalies result from a control, we may not send a Transcript of Records to your University.

Upon sending your Transcript of Records, your study programme will be closed, and no more changes may be made.

 

FOR STUDENTS BELONGING TO:

- MEDICAL AND HEALTH PROGRAMMES - Medicina e Chirurgia e Professioni sanitarie - Dentistry
referente Annalisa Vivi – annalisa.vivi@unisi.it – pagina web ufficio studenti e didattica: https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-ufficio-servizi-agli-studenti-area-sanitaria

- DFCLAM - Filologia e critica delle letterature antiche e moderne: didattica.dfclam@unisi.it
https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-ufficio-studenti-e-didattica-filologia-e-critica

- DSFUCI - Scienze della formazione, scienze umane e della comunicazione interculturale (sede Arezzo): didattica.dsfuci@unisi.it
https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-uff...

 

  • Alla fine del periodo di mobilità l'Università di Siena rilascia e invia alla tua Università di provenienza un certificato in formato DIGITALE  TRANSCRIPT OF RECODS con l'elenco degli esami superati e i crediti acquisiti.

Riceverai anche tu per e-mail la notifica dell'invio del Transcript of Records

Per poterti preparare il Transcript of Records è necessario aver concluso tutti gli esami,

avremo inoltre bisogno di sapere quanto segue:

- il tuo numero di matricola

- l'elenco completo dei tuoi esami superati e non superati (indicare i superati da 18/30 a 30/30 e i non superati,inferiore a 18).

Ti informo inoltre, che ci sono dei tempi tecnici per visualizzare il risultato degli esami e fin quando non saranno visibili sia sul tuo libretto sia sul nostro sistema gestionale, non potremo inviare il Transcript of Records.

  • Se hai preso LIBRI IN PRESTITO ti preghiamo di restituirli in biblioteca, entro la partenza da Siena.

L'Università di Siena farà una verifica e se dovessero risultare anomalie, non potremo inviare il Transcript of Records alla tua Università.

Al momento dell'invio del Transcript of Records la tua carriera sarà conclusa, pertanto non potremo apportare più alcuna modifica.

 

RICORDA PER GLI STUDENTI DI:
- AREA MEDICA - Medicina e Chirurgia e Professioni sanitarie - Dentistry- referente Annalisa Vivi – annalisa.vivi@unisi.it – pagina web ufficio studenti e didattica:
https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-uff...

- DFCLAM - Filologia e critica delle letterature antiche e moderne: didattica.dfclam@unisi.it
https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-uff...

- DSFUCI - Scienze della formazione, scienze umane e della comunicazione interculturale (sede Arezzo): didattica.dsfuci@unisi.it
https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-uff...